QUẢN LÝ QUỸ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

“Thời giờ ngựa chạy tên bay,

Hết trưa lại tối, hết ngày lại đêm.”

VÌ SAO BẠN CẦN KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN?

Quản lý thời gian là một kỹ năng vô cùng quan trọng và đáng quý, được nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm. Kỹ năng này không chỉ cần thiết trong công việc mà còn rất có ích cho nhiều mảng khác nhau trong cuộc sống như học tập và thi cử. Vì vậy, khả năng xây dựng một chiến thuật hiệu quả để quản lý thời gian và cân bằng các áp lực khác nhau trong cuộc sống, giữa học tập và làm việc, giải trí và công tác, là không thể thiếu.

Đôi lúc trong cuộc sống, có vẻ như chúng ta không có đủ thời gian để hoàn tất mọi việc ta mong muốn, cũng như những việc ta cần thực hiện. Điều này có thể dẫn đến tình trạng ùn tắc công việc, gây căng thẳng, mệt mỏi. Trong những giai đoạn bận rộn như vậy, như lúc bạn đang phải ôn thi, hay phải vừa học vừa làm, biết cách quản lý thời gian hiệu quả là vô cùng cần thiết. Một khi bạn đã xác định được phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể bắt đầu thay đổi những thói quen và hành vi thiếu tích cực để tránh làm mất thời gian quý giá và giảm thiểu độ căng thẳng trong công việc và trong cuộc sống.

NHỮNG KỸ NĂNG QUAN TRỌNG ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Quản lý thời gian không phải là một kỹ năng mà là tập hợp của nhiều kỹ năng khác nhau, bao gồm:

  • Lập kế hoạch cụ thể, rõ ràng
  • Đặt ra từng bước nhỏ để thực hiện cho đến khi đạt được mục tiêu
  • Theo dõi quá trình thực hiện
  • Ưu tiên làm những việc quan trọng và khẩn cấp trước
  • Sắp xếp lịch làm việc
  • Lập danh sách những việc cần thực hiện
  • Kiên trì và nhẫn nại, ngay cả khi công việc không được theo ý muốn
  • Tránh trì hoãn

LẬP DANH SÁCH NHỮNG VIỆC CẦN LÀM

Bạn nên tự tạo ra cho mình một hệ thống để giúp bạn nhớ được nhữngviệc cần làm trong ngày. Đừng cố gắng ghi nhớ hết tất cả mọi việc trong đầu – đó là một ý tưởng thảm họa! Thay vào đó, hãy mang theo giấy bút để ghi chú và sắp xếp công việc bất kỳ khi nào bạn cần. Một trong những phương pháp đơn giản nhất là ghi lại một danh sách các công việc và thời hạn thực hiện (deadlines) vào nhật ký hay sổ tay. Trước khi đi phỏng vấn xin việc, bạn cũng có thể ghi lại những câu bạn muốn hỏi, những thắc mắc vào quyển số tay của mình.

Danh sách những việc cần làm là một phần không thể thiếu của một “kế hoạch hành động”. Hãy tham khảo và cập nhật nó thường xuyên. Bạn có thể gạch bỏ những việc đã làm xong và cập nhật thêm những công việc mới hàng ngày. Lưu ý rằng bạn nên sắp xếp danh sách công việc theo thứ tự: việc quan trọng và khẩn cấp trước, việc không mấy quan trọng và không khẩn cấp có thể được thực hiện sau. Bạn có thể đánh dấu sao bên cạnh những công tác quan trọng để nhớ và ưu tiên thực hiện trước.

Lập danh sách các công việc sẽ giúp bạn:

  • Tập trung vào mục tiêu
  • Bớt quên những việc quan trọng
  • Sắp xếp suy nghĩ
  • Có cái nhìn rộng hợn về bối cảnh công việc
  • Giảm thiểu những điều bạn phải ghi nhớ trong đầu
  • Tiết kiệm thời gian
  • Quyết định được việc nào là việc quan trọng nhất, cần thiết và khẩn cấp nhất
  • Bớt sao lãng
  • Cảm thấy vui hơn khi bạn đánh dấu đã hoàn thành công việc
  • Có một danh sách những việc đã được thực hiện
  • Luôn có một danh sách những việc để làm

LẬP MỤC TIÊU

Bạn cần đặt ra cho bản thân mình những mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Bạn cũng cần phải đảm bảo rằng những mục tiêu này là thực tế và nằm trong khả năng thực hiện. Để làm việc này, đầu tiên, bạn cần khảo sát tình trạng thực tại, nghiên cứu xem mục tiêu nào là quan trọng nhất đối với bạn trong thời điểm này, và bạn cần thực hiện công việc gì để đạt được mục tiêu ấy. Bạn cũng nên có một kế hoạch dự phòng, hay phương án B, trong trường hợp bạn phải thay đổi kế hoạch. Ví dụ như học một khóa sau đại học khác nếu không tìm được việc làm.

(Một mục tiêu “thông minh” là mục tiêu phải cụ thể, đo đạc được, trong khả năng thực hiện, có liên quan, và có thời hạn. Ví dụ: hiện tại điểm IELTS của bạn là 6.0, bạn đặt mục tiêu đạt IELTS 7.5, với khả năng Nói ít nhất 6.5, trong vòng 6 tháng.)

ƯU TIÊN CÔNG VIỆC

Công suất làm việc cao và làm việc hiệu quả là hai điều khác nhau! Một người có thể làm việc rất chăm chỉ, rất ngăn nắp, nhưng lại dành nhiều thời gian làm việc vô bổ, thiếu hữu ích thì có thể có công suất làm việc cao nhưng lại thiếu hiệu quả. Để làm việc hiệu quả, bạn cần phải xác định được việc nào là việc quan trọng và khẩn cấp để tập trung thực hiện trước. Đó gọi lại ưu tiên công việc quan trọng (prioritizing). Bạn nên lập danh sách công việc theo thứ tự quan trọng và tập trung làm những việc cần thiết trước. Như vậy, bạn sẽ tránh được xu hướng tập trung làm những việc dễ và đơn giản trước, giúp bạn không bị sao lãng, trì hoãn công việc. (Làm việc dễ trước, để việc khó lại sau là một phương pháp thiếu hiệu quả. Thay vào đó, việc quan trọng nhưng phức tạp cần được giải quyết trước. Việc đơn giản, không quan trọng có thể để sau.)

Bạn cũng nên cẩn trọng vì khẩn cấp khác với quan trọng: một việc khẩn cấp không nhất thiết là một việc quan trọng. Khi đi tìm việc làm, bạn sẽ không thể nào nộp đơn cho tất cả mọi việc. Vì vậy, bạn cần tập trung ưu tiên nộp đơn cho những nơi bạn mong muốn nhất trước, dựa vào những yếu tố như hạn chót nộp đơn, địa điểm, yêu cầu bằng cấp, v.v.

TRÁNH SAO LÃNG

“Việc hôm nay chớ để ngày mai.” 

Sao lãng là cái chết của một kế hoạch hành động. Bạn cần phải kiềm chế “nỗi sợ làm việc” của bạn, đặc biệt là với những việc bạn không muốn làm, vì nỗi sợ ấy thường tai hại hơn bất kỳ hệ quả tiêu cực nào. Hãy lập quyết định ngay khi có thể. Thời điểm tốt nhất để bắt tay vào làm một việc thường là NGAY BÂY GIỜ. Thực hiện một công việc sẽ tạo ra động lực thúc đẩy bạn làm những công việc tiếp theo.

PHÂN NHỎ CÔNG VIỆC

Bạn nên chia nhỏ kế hoạch thực hiện của mình thành nhiều bước để có thể thực hiện từng bước một cho đến khi bạn đạt được mục tiêu. Ghi lại những bước này. Hãy viết càng cụ thể và rõ ràng càng tốt. Cố gắng hoàn tất hết bước một trước khi tiếp tục thực hiện bước thứ hai.

Nhớ tự thưởng cho mình khi bạn đã hoàn thành mục tiêu! Làm như vậy bạn sẽ giữ được cho mình độ hứng thú với công việc và với mục tiêu của bản thân. Nhớ theo dõi quá trình thực hiện của bạn và thay đổi kế hoạch sao cho phù hợp trong trường hợp bạn gặp phải những vấn đề nãy sinh không lường trước được.

KIÊN TRÌ VÀ NHẪN NẠI

Công việc không phải lúc nào cũng sẽ tiến triển theo như mong muốn – đấy là một việc không thể tránh khỏi. Khi việc không diễn ra như mong đợi, hãy kiên trì. Hãy cố gắng giữ tinh thần lạc quan thay vì bực tức, trách móc bản thân vì những thất bại.

Lỗi lầm là một phần không thể thiếu trong mọi quá trình phát triển. Mỗi sai lầm sẽ là một bài học giúp bạn tìm ra lối đi chín chắn và chính xác hơn. Sợ nhận lỗi là một trở ngại lớn cho việc hành động hiệu quả. Người ta thường nói những người thành công nhất là những người mắc nhiều sai lầm nhất! Bạn nên ý thức được rằng niềm vui sẽ không chỉ đến khi bạn đã đạt được mục tiêu mà sẽ còn nảy sinh xuyên suốt quá trình thực hiện.

Bạn cũng nên lập chiến thuật hay phương pháp để giảm bớt căng thẳng. Một vài phương pháp hiệu quả là tập thể dục, tập yoga hay đơn giản là trò chuyện với bạn bè. Quyết đoán cũng là một cách để giảm thiểu căng thẳng. Ví dụ, bạn có thể lịch sự nói “không” với những yêu cầu và đòi hỏi mới từ người khác khi bạn đã quá rộn với công việc của bản thân. Chia sẻ công việc với những người xung quanh cũng là một cách để giảm bớt gánh nặng và giúp bạn có một cái nhìn mới về bối cảnh công việc.

Leo núi phải leo từng bước một, không phải chỉ trong một ngày…

SẮP XẾP THỜI GIAN

Xác định những hoạt động nào trong cuộc sống của bạn đang lấy đi quá nhiều thời gian để tiết chế lại. Một trong những cách bạn có thể thực hiện là ghi lại tất cả những việc bạn đã làm trong tuần một cách chi tiết và cụ thể. Nhìn vào danh sách này, bạn có thể nhìn thấy được cách bạn phân bổ thời gian, và bạn đang lãng phí thời gian vào việc nào.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách vẽ một thời gian biểu cho cả tuần. Sau đó, ghi lại những việc bạn đã làm từ lúc thức dậy cho đến lúc bạn đi ngủ. Hãy nhớ chọn một tuần tiêu biểu (tuần không có việc đặc biệt gì phát sinh). Đến ngày cuối tuần, bạn có thể đọc lại thời gian biểu của mình và tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

  • Có khoảng thời gian nào tôi có thể sử dụng hiểu quả hơn không?
  • Khoảng thời gian nào trong ngày là lúc tôi hoạt động hiệu quả nhất? Nhiều người tập trung cao độ nhất vào buổi sáng, nhưng cũng có những người có hiệu suất công việc cao nhất vào buổi chiều hay buổi tối. Khi đã xác định được thời điểm tốt nhất trong ngày, bạn có thể xếp lịch để làm những việc quan trong nhất trong thời điểm này.

Một thời gian biểu sẽ rất hữu ích khi bạn đang gặp nhiều trở ngại hoặc áp lực. Bạn cũng có thể xây dựng một bảng kế hoạch làm việc hiệu quả hàng ngày. Hãy học lấy cách xếp lịch công việc để giảm thiểu khả năng bị trễ hạn – đừng chờ đến phút cuối rồi mới bắt tay vào thực hiện. Nếu bạn đang có một luận án dài dòng và khó khăn cần phải viết, hãy bắt đầu bằng cách soạn bản nháp và thiết kế kết cấu trước. Đi từ từ từng bước một sẽ giúp công việc dễ thực hiện hơn và giúp bạn đỡ chán nản hơn. Bạn cũng nên cố gắng sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp. Sẽ rất khó để có thể làm việc hiệu quả khi giấy tờ quan trọng bạn cần tìm đang bị chôn vùi dưới một đống tài liệu khác.

Hãy ngừng nói và bắt đầu hành động!

CPT CHÚC BẠN THÀNH CÔNG!

(Chuyển thể theo bài gốc từ: https://www.kent.ac.uk/careers/sk/time.htm )

QUẢN LÝ QUỸ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
Bài viết liên quan
  • cv-employer-3
    Hướng dẫn viết CV xin việc cho sinh viên mới tốt nghiệp...

    (Vui lòng tham khảo phiên bản tiếng Anh để xem các thông tin cần thiết khi viết CV tiếng Anh tại đây.) Bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết để viết một CV

  • research-proposal-writing-service1-1
    MẸO VIẾT ĐỀ CƯƠNG NGHIÊN CỨU...

    (Sưu tầm) 1. Hiểu rõ về bản thân: Bạn cần nhận thức được lĩnh vực chuyên môn của bản thân, thế mạnh và điểm yếu của mình. Từ đó, bạn có thể tập trung vào nghiên cứu những lĩnh vực

  • literature-review-apa-format
    VIẾT LƯỢC SỬ NGHIÊN CỨU – LITERATURE REVIEW...

    (Sưu tầm) TẦM QUAN TRỌNG CỦA LƯỢC SỬ NGHIÊN CỨU (LR) LR có những chức năng như sau: Làm rõ lý do chọn câu hỏi nghiên cứu, lý thuyết, mô hình và phương pháp nghiên cứu bạn sử dụng trong

  • study-1968077_960_720
    NĂM PHƯƠNG PHÁP HỌC TỐI ƯU...

    Nhờ các cuộc thử nghiêm lâm sàng đối chứng ngẫu nhiên (RCTs) đã được thực hiện để kiểm định những giả thuyết về trí nhớ và nhận thức trong ngành Tâm lý học, giờ đây, chúng ta có thể chắc

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *